Planificar, organizar y celebrar un evento no es una tarea tan sencilla como podría parecer. Hay que tener en cuenta una serie de factores que aunque no aseguran el rotundo éxito de un evento, sí que nos ayudan a que pueda llegar a buen puerto.

 

Hemos consultado con una de las agencias con las que solemos contar para que nos aportaran su punto de vista en este sentido y junto a nuestra experiencia hemos elaborado este listado. Te traemos diez recomendaciones para la planificación y la organización de un evento. Esperamos también las tuyas…

  1. Piensa de forma diferente. La mayor parte de los profesionales ya ha asistido a multitud de conferencias y eventos. Así que tienes que hacer algo diferente, haz que sea memorable.
  2. Facilita el networking. Los participantes deben socializar y participar en el networking. Uno de los principales objetivos es ayudarles a interactuar y conocerse mejor entre ellos. Siempre es difícil romper el hielo y conocer a nuevas personas, así que hay que intentar organizar sesiones dinámicas y aprovecha el poder de la gamificación.
  3. Adapta el mensaje. Adapta el contenido del evento para que las personas que asistan puedan disfrutar de una experiencia que satisfaga sus expectativas y les sorprenda. Siempre intenta incluir un turno de preguntas, facilita mucho el llegar a tu público y eso es lo que te interesa.
  4. Asóciate con un partner. Si no tienes mucha experiencia en la planificación de eventos, un partner puede ser tu mejor opción. Puede ayudarte a tener en cuenta todos los pequeños detalles que hacen de un evento un momento único e irrepetible.
  5. Establece el ROI. Los objetivos y los métodos para lograr el éxito, son fundamentales. Es importante que dispongamos de un retorno de la inversión claro, así nuestro evento será un rotundo éxito.

Utiliza las redes sociales para promocionar un evento

  1. Encuentra la localización perfecta. Comprueba que dispone de red Wi-Fi. Hablando de Internet, ofrecer una red robusta, fiable y gratuita puede ser de gran ayuda para todos. Si alguien necesita una conexión más completa o potente, puedes ofrecer un servicio “premium” de pago.
  2. Ofrece iniciativas sostenibles. A pesar de que pueda tener un coste adicional, puede serte de gran ayuda para viralizar tu contenido y que facilita mucho el número de visitas de usuarios.
  3. Promociónalo con una landing page atractiva. Informar correctamente de un evento puede serte de gran ayuda. Intenta comenzar a promocionar el evento en el menor tiempo posible. Internet es la herramienta de marketing más poderosa que tienes a tu disposición.
  4. Utiliza las redes sociales. Promocionar un evento antes de su celebración permite que su vida se prolongue una vez haya acabado.
  5. No te olvides del vídeo. Entrevistas, comentarios, resúmenes, emisiones en streaming… Haz cualquier cosa que se te ocurra, pero el vídeo puede ayudarte a dotar de contenido el sitio web y los perfiles en redes sociales. Podrás enseñar cuanta gente ha asistido y empezar a perfilar las bases de lo que será el evento del año que viene. Porque siempre hay una segunda edición…

Como ves, organizar un evento parece algo sencillo. Y en cierta medida lo es, pero debes contar con el apoyo de expertos y profesionales para asegurarte que será un gran éxito.